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厦门港务控股集团有限公司协同管理平台

厦门港务控股集团有限公司(Xiamen Port Holding Group)是福建省港口龙头企业,厦门市十大国有企业集团,海峡西岸最大、最具实力的港口及综合物流运营商,拥有厦门国际港务股份有限公司(证券代码:HK3378)、厦门港务发展股份有限公司(证券代码:SZ000905)两家境外、境内上市企业。现有成员企业29家,职工总数8000多人。

集团在未实施协同办公平台之前,所有办公流程都依靠人工完成,办公室负责将所有需要审批事项递交各个领导审批,领导办公桌堆满需要审批的文件,遇到领导出差,一个流程往往需要很长时间才能结束;集团往下属单位的发文,办公室需要对各下属单位进行电话或邮件通知,各个下属单位办公室需派专人到集团办公室取文件,由于集团下属单位分布较广,经常出现文件需要很长时间才能下发到下属单位;集团领导需要在下个月初从统计报表才能了解到集团当月生产经营数据。

为提高集团的工作效率,集团于2008年开始协同办公平台的建设,覆盖范围包括下属各个子集团、子公司,功能包括公文管理、个人办公、辅助办公、合同管理、知识管理、信息查询等。经过一年多的努力,基本完成流程整理及系统功能建设、实施工作,系统正式上线运行。集团及下属单位办公室收发文工作都通过系统实现,集团领导随时随地都可以通过系统批阅文件,文件审批流程从十来天缩短到一至两天;集团往各下属单位的发文立即到达,下属单位办公室人员通过公文箱即可接收文件,大大缩短文件流转时间;下属单位办公室人员接收到文件后,可通过系统直接转为公司内部的收文流程,无需重新录入数据并导入文件;集团员工通过知识管理上传共享知识,在集团内部形成学习知识的氛围,促进集团的知识沉淀;通过信息查询功能,集团领导每天都能及时了解到前一天的生产经营数据,缩短数据从下属单位收集汇总到集团总部的时间,为集团领导的决策提供了及时的数据支持。

厦门港务控股集团协同办公平台从2008年开始上线运行起,总体运行稳定。集团公文传递不再通过纸质文件,节省了办公用纸;审批流程更加快捷高效,大大提高了集团的工作效率。

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